Zakup wyposażenia medycznego dla placówki – dokumenty, odbiór, gwarancja i serwis

Stan prawny na 21.10.2026 r. · Konsultacja prawna: Kancelaria Adwokacka GTWS

Wymagania i porównanie ofert

Zapytanie „proszę o ofertę na łóżko szpitalne” da trzy oferty, których nie da się porównać – jedna z barierkami i wniesieniem, druga bez. Zanim poprosisz o oferty, spisz wymagania:

Porównuj oferty w tym samym zakresie i horyzoncie czasu. Przykład (liczby umowne, ceny brutto dla placówki zwolnionej z VAT, 5 lat używania, gwarancja 2 lata):

Tańsza oferta B okazuje się droższa, zanim zepsuje się pierwsza część. Poproś więc o cenę każdej pozycji osobno oraz o cennik przeglądów, części i materiałów po gwarancji. Jeśli placówka rozlicza VAT, porównuj kwoty netto – więcej w artykule Zakup sprzętu do gabinetu – VAT, amortyzacja, leasing i dofinansowanie.

Dokumenty wyrobu medycznego

Większość sprzętu do placówek to wyroby medyczne – łóżka szpitalne, podnośniki, materace przeciwodleżynowe, aparaty do fizykoterapii. Przed pierwszym użyciem placówka sprawdza oznakowanie CE i deklarację zgodności UE (art. 18 ust. 5 ustawy o wyrobach medycznych) – za zaniechanie grozi kara do 250’000 PLN (art. 74 ust. 4). Poproś też o:

• instrukcję używania – przy sprzęcie dla profesjonalistów może być po polsku albo po angielsku (art. 12 ust. 4); jeśli personel potrzebuje polskiej, zastrzeż ją w umowie,
• kartę gwarancyjną – oświadczenie gwarancyjne dla rzeczy wprowadzanej do obrotu w Polsce sporządza się po polsku (art. 577¹ § 1 k.c.),
• paszport techniczny albo kartę urządzenia i protokół z badań bezpieczeństwa – jeśli producent lub dostawca je wystawia,
• numer seryjny i kod UDI (jeśli nadano) – ułatwiają rejestr sprzętu i zgłoszenia serwisowe.

Od pierwszego dnia dokumentuj przeglądy i naprawy; dokumentację przechowuje się co najmniej 5 lat od zaprzestania używania wyrobu (art. 63 ustawy). Jak zorganizować rejestr, piszemy w artykule Przeglądy sprzętu medycznego – obowiązki, terminy i dokumentacja.

Odbiór dostawy – lista kontrolna

Przy większej dostawie podziel odbiór na dwa protokoły: ilościowy przy rozładunku (oznacz go: „odbiór ilościowy, bez oceny jakości i działania”) i jakościowy po montażu, uruchomieniu i testach.

Przed dostawą

• [ ] potwierdzona data, godzina i trasa wniesienia (drzwi, winda, schody),
• [ ] wskazane osoby, które mogą podpisać protokół,
• [ ] przygotowane pomieszczenie: zasilanie, gniazda, miejsce na urządzenie.

Przy rozładunku

• [ ] liczba opakowań zgodna z dokumentem dostawy,
• [ ] uszkodzenia opakowań opisane i sfotografowane – najlepiej przy kierowcy,
• [ ] numery seryjne zgodne z zamówieniem.

Po montażu i uruchomieniu

• [ ] dokumenty: CE, deklaracja zgodności UE, instrukcja, karta gwarancyjna,
• [ ] test funkcji uzgodnionych w zamówieniu – wykonalny i bezpieczny, np. każda regulacja łóżka, wybrane programy aparatu, akumulator,
• [ ] szkolenie personelu – protokół z datą i listą osób,
• [ ] usterki wpisane do protokołu z terminem usunięcia; decyzja: odbiór, odbiór z zastrzeżeniami albo odmowa odbioru.

Po odbiorze

• [ ] urządzenie w rejestrze sprzętu, terminy przeglądów w kalendarzu,
• [ ] sprawdzone w karcie gwarancyjnej, od kiedy biegnie gwarancja.

Podpis „bez uwag” nie odbiera wszystkich uprawnień, ale osłabia Twoją pozycję w sporze. Między firmami kupujący musi zbadać rzecz w sposób przyjęty przy rzeczach tego rodzaju i niezwłocznie zawiadomić sprzedawcę o wadzie, a o wadzie ukrytej – niezwłocznie po jej wykryciu; inaczej traci uprawnienia z rękojmi (art. 563 § 1 k.c.). Wystarczy wysłanie zawiadomienia w terminie (art. 563 § 2). Nieprawidłowy montaż wykonany przez sprzedawcę albo jego ekipę to także wada rzeczy (art. 556¹ § 3).

Rękojmia, gwarancja i serwis

Trzy zasady, o których placówki często zapominają:

1. Rękojmię między firmami można wyłączyć – w umowie albo w ogólnych warunkach sprzedaży. Sprawdź, czy oferta nie wyłącza jej „w zamian” za gwarancję producenta. Kiedy ogólne warunki wiążą kupującego, wyjaśnia artykuł GTWS OWU i OWS między firmami.
2. Gwarancja nie wyłącza rękojmi. Gdy korzystasz z gwarancji, termin rękojmi zawiesza się z dniem zawiadomienia sprzedawcy o wadzie i biegnie dalej, gdy gwarant odmówi albo nie wykona naprawy w terminie (art. 579 § 3).
3. Serwis trzeba opisać liczbami. Gdy gwarancja nie określa terminu, gwarant ma 14 dni od dostarczenia rzeczy (art. 580 § 2), a termin gwarancji przedłuża się o czas, w którym nie można było korzystać z urządzenia (art. 581 § 2). Sprzętu zastępczego ani kar za przestój ustawa nie przewiduje – wpisz do umowy czas reakcji, czas naprawy, sprzęt zastępczy i karę za dzień przestoju. Jak działa kara umowna, opisuje artykuł GTWS Kara umowna w obrocie gospodarczym.

Fizjoterapeuta lub lekarz na jednoosobowej działalności korzysta z konsumenckiej ochrony przy rękojmi tylko wtedy, gdy z umowy wynika, że nie ma ona dla niego charakteru zawodowego (art. 556⁴ § 1 k.c.). Przy sprzęcie do gabinetu umowa zwykle taki charakter ma. Od 26.11.2025 r. może przy zawarciu umowy oświadczyć, czy umowa ma dla niego charakter zawodowy – sprzedawca nie może jednak uzależniać od tego sprzedaży (art. 556⁴ § 2).

Szczegóły – w artykule GTWS Rękojmia i gwarancja między firmami, a o konstrukcji umowy – w artykule GTWS Umowa dostawy sprzętu medycznego dla placówki.

Nasze stanowisko

1. Oferta bez cennika części i serwisu po gwarancji jest niepełna. Przy sprzęcie używanym przez lata koszt materiałów, przeglądów i przestojów może przewyższyć różnicę w cenie między ofertami. Bez tych danych nie da się rzetelnie porównać ofert.

2. Rękojmia jest warta negocjacji. Wyłączenie rękojmi w ogólnych warunkach sprzedaży to częsta praktyka. Jeśli dostawca na nie nalega, warto w zamian uzyskać dłuższą gwarancję z konkretnym czasem naprawy i sprzętem zastępczym. Warunki gwarancji – np. „przeglądy w autoryzowanym serwisie” – trzeba policzyć tak jak cenę.

Sprzęt do placówki

Autorzy Wina dla bystrzaków, Ed McCarthy i Mary Ewing-Mulligan, piszą o teście, który kosztuje tyle co butelka albo dwie – „co jest znikomym wydatkiem w porównaniu z kosztami wyboru złego lekarza czy prawnika”. Godzina na sprawdzenie dokumentów i funkcji przy odbiorze to podobnie niewiele wobec kosztu złego urządzenia.

Aparat Combi PhysioGo 500I – 7’480 PLN

• elektroterapia, laseroterapia i magnetoterapia w jednym urządzeniu,
• w zestawie paszport techniczny, karta gwarancyjna i protokół pokontrolny z badań bezpieczeństwa.

Stół rehabilitacyjny elektryczny SS-E02 – 6’199 PLN

• elektryczna regulacja wysokości 48–100 cm, obciążenie 160 kg (opcjonalnie 200 kg),
• serwis posprzedażowy X-REH i dostępne części zamienne – tapicerka i siłownik.

Łóżko szpitalne LEO MED z regulacją elektryczną – 7’690 PLN

• elektryczna regulacja wysokości i sekcji leża, koła z hamulcem,
• według karty produktu czas wysyłki wynosi 14 tygodni – uwzględnij to w harmonogramie zakupu.

Ceny brutto z 21.10.2026 r. – aktualną cenę zobaczysz na karcie produktu. Więcej sprzętu w kategoriach łóżka szpitalne, fotele medyczne, stoły rehabilitacyjne i fizykoterapia. Jak skompletować gabinet, piszemy we wpisie Jak dobrać sprzęt do gabinetu fizjoterapii, a o wymaganiach dla mebli – we wpisie Jakie wymagania muszą spełniać meble medyczne.

Przygotujemy ofertę z rozpisanym zakresem dostawy, montażu i szkolenia. Tel. 12 311 07 36, biuro@x-reh.pl

Pytania i odpowiedzi