Obowiązki gabinetu fizjoterapii 2026 – checklista: rejestr, OC, dokumentacja, RODO, reklama i przeglądy sprzętu

Stan prawny na 20.10.2026 r. · Konsultacja prawna: Kancelaria Adwokacka GTWS

Ten tekst zaczyna się tam, gdzie kończą się nasze poradniki Jak otworzyć gabinet fizjoterapii i Gabinet fizjoterapii – wymogi lokalowe NFZ. Zakładamy, że gabinet już działa.

Praktyka czy podmiot leczniczy – od tego zależą obowiązki

Fizjoterapeuta może pracować na własny rachunek jako praktyka zawodowa – indywidualna albo grupowa (w spółce cywilnej, jawnej lub partnerskiej). Praktyka nie jest podmiotem leczniczym (art. 5 ust. 2 pkt 3 i ust. 3 ustawy o działalności leczniczej).

Podstawy: art. 5, 19a i 106 ust. 1 ustawy o działalności leczniczej; § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia OC podmiotu wykonującego działalność leczniczą.

W skrócie: jeśli chcesz, by w Twoim gabinecie pacjentów przyjmowali zatrudnieni fizjoterapeuci, potrzebujesz formy podmiotu leczniczego. W praktyce grupowej świadczeń mogą udzielać tylko wspólnicy lub partnerzy spółki (art. 19a ust. 4).

Checklista obowiązków

Pełną listę obowiązków podmiotu leczniczego – także tych, które dotyczą większych placówek – opisuje Kancelaria GTWS w artykule Obowiązki podmiotu leczniczego – praktyczna lista.

Dokumentacja medyczna – co się zmieniło w 2026 r.

Dokumentację medyczną prowadzi się w postaci elektronicznej. Papier jest dopuszczalny tylko wtedy, gdy przepis tak stanowi albo warunki organizacyjno-techniczne uniemożliwiają prowadzenie dokumentacji elektronicznej. Ten sam dokument nie może być prowadzony jednocześnie w obu postaciach (§ 1 rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej).

Fizjoterapeuta w praktyce zawodowej prowadzi (§ 62):

• kartę indywidualnej opieki fizjoterapeutycznej – zakłada się ją przy pierwszym świadczeniu,
• dokumentację zewnętrzną – zaświadczenia, orzeczenia i opinie fizjoterapeutyczne sporządzane na wniosek pacjenta.

Karta zawiera m.in. dane pacjenta, datę i rodzaj zabiegu, rozpoznanie i choroby współistniejące, opis stanu funkcjonowania, plan i przebieg postępowania, zalecenia, zlecone wyroby medyczne, datę wpisu i oznaczenie fizjoterapeuty. Do karty dołącza się skierowanie, jeśli pacjent je ma (§ 49 ust. 4–5). Opisując stan funkcjonowania, fizjoterapeuta uwzględnia Międzynarodową Klasyfikację Funkcjonowania, Niepełnosprawności i Zdrowia – ICF (§ 7 ust. 2).

Zmiany od 1.01.2026 r. (rozporządzenie zmieniające z 19.12.2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1853):

• rozpoznanie wpisuje się według obowiązującej Międzynarodowej Klasyfikacji Chorób – przepis nie wskazuje już wprost wersji ICD-10,
• w skierowaniach procedury oznacza się według Międzynarodowej Klasyfikacji Procedur Medycznych, a przy świadczeniach z NFZ – podaje się numer umowy z Funduszem,
• oznaczenie podmiotu w dokumentacji obejmuje m.in. numer telefonu lub adres e-mail.

O udostępnianiu dokumentacji i RODO w gabinecie pisze Kancelaria GTWS w artykule Udostępnianie dokumentacji medycznej i RODO.

Elektroniczna dokumentacja i P1

To jedno z najczęstszych pytań: czy P1 jest obowiązkowa w gabinecie fizjoterapii? Tak. Ustawa o systemie informacji w ochronie zdrowia nakłada obowiązki na każdego usługodawcę, czyli każdy podmiot wykonujący działalność leczniczą – niezależnie od tego, czy ma umowę z NFZ (art. 2 pkt 15). Warto rozróżnić trzy obowiązki, bo często się je myli:

1. Dokumentacja w postaci elektronicznej. Całą dokumentację medyczną – np. kartę indywidualnej opieki fizjoterapeutycznej – prowadzi się co do zasady elektronicznie (§ 1 rozporządzenia o dokumentacji medycznej).
2. Elektroniczna dokumentacja medyczna (EDM). To zamknięty katalog dokumentów z ustawy – m.in. recepty, skierowania i zlecenia na wyroby medyczne – które wystawia się w systemie (art. 2 pkt 6 i art. 11 ust. 1).
3. Raportowanie zdarzeń medycznych do P1. Po każdej wizycie przekazuje się do systemu P1 dane o zdarzeniu medycznym – w zakresie i terminach z rozporządzenia Ministra Zdrowia (art. 11 ust. 3). Dotyczy to także wizyt opłacanych przez pacjenta prywatnie.

Elektroniczna karta pacjenta w programie gabinetu nie zastępuje raportu do P1 – to dwie różne czynności.

Elektroniczną dokumentacją medyczną są też zlecenia na wyroby medyczne (art. 2 pkt 6 lit. b). Jeśli wystawiasz pacjentom zlecenia, np. na materac przeciwodleżynowy czy balkonik, robisz to w systemie elektronicznym. Jakie zlecenia może wystawić fizjoterapeuta, piszemy w artykule Refundacja NFZ sprzętu dla osoby leżącej.

Udostępnianie dokumentacji i opłaty

Pacjent, jego przedstawiciel ustawowy albo osoba upoważniona może dostać dokumentację do wglądu, w kopii, wyciągu lub odpisie, elektronicznie albo na nośniku (art. 26–27 ustawy o prawach pacjenta). Opłatę można pobrać tylko za wyciąg, odpis, kopię, wydruk, nośnik danych i skan (art. 28 ust. 1). Pierwsze takie udostępnienie pacjentowi albo jego przedstawicielowi ustawowemu w żądanym zakresie jest bezpłatne (art. 28 ust. 2a pkt 1). Wgląd w dokumentację i przesłanie jej elektronicznie są bezpłatne zawsze.

Za kolejne gabinet może pobrać opłatę – nie wyższą niż limit liczony od przeciętnego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału (art. 28 ust. 4). Od 1.09.2026 r. limity wynoszą:

Przeciętne wynagrodzenie w II kwartale 2026 r. wyniosło 9’233,13 PLN (komunikat Prezesa GUS, M.P. 2026 poz. 779). Wysokość opłat podaje się w regulaminie organizacyjnym i wywiesza w gabinecie (art. 24 ust. 1 pkt 9 i ust. 2 ustawy o działalności leczniczej).

Dokumentację przechowuje się 20 lat od końca roku ostatniego wpisu. Krótsze terminy dotyczą m.in. skierowań i zleceń (art. 29 ustawy o prawach pacjenta).

Reklama, promocje i opinie

Gabinet ma obowiązek informować o zakresie i rodzajach świadczeń, ale treść i forma tych informacji nie mogą mieć cech reklamy (art. 14 ust. 1 ustawy o działalności leczniczej). Jednocześnie musi publikować cennik (art. 24 ust. 2).

W praktyce granica przebiega między informacją a zachętą:

To, czy konkretna promocja ma cechy reklamy, zależy od jej treści i formy – jak oceniamy pakiety i stałe zniżki, piszemy w części nasze stanowisko. Przy kampaniach warto skonsultować projekt. Jak reagować na nieprawdziwe opinie o gabinecie w internecie, opisuje Kancelaria GTWS w artykule Hejt i opinie o lekarzu w internecie.

Przeglądy i serwis sprzętu

David S. Landes w Bogactwie i nędzy narodów przywołuje historię Chryslera: oszczędność 7 dolarów na zabezpieczeniu auta przed rdzą skończyła się naprawami za 100 milionów dolarów. W gabinecie podobnie – zaniedbany przegląd aparatu kosztuje więcej niż sam serwis, a do tego narusza prawo.

Ustawa o wyrobach medycznych wymaga od gabinetu (art. 63):

1. używania sprzętu zgodnie z instrukcją – a sprzętu z wadami, które mogą stwarzać ryzyko, nie wolno używać,
2. dokumentowania instalacji, napraw, konserwacji, serwisu, aktualizacji oprogramowania, przeglądów, kalibracji i kontroli bezpieczeństwa wynikających z instrukcji – z datą, wykonawcą i jego kwalifikacjami, opisem i wynikiem,
3. prowadzenia terminarza kolejnych przeglądów i czynności serwisowych,
4. przechowywania tej dokumentacji co najmniej 5 lat od zaprzestania używania wyrobu,
5. udostępniania jej Prezesowi Urzędu Rejestracji Produktów Leczniczych, Wyrobów Medycznych i Produktów Biobójczych oraz innym organom kontroli.

Wiele poradników powołuje jeszcze art. 90 dawnej ustawy o wyrobach medycznych z 2010 r. Od 2022 r. obowiązuje nowa ustawa, a właściwym przepisem jest art. 63.

Sprzęt do gabinetu z dokumentacją od pierwszego dnia:

Aparat Combi PhysioGo 500I

Elektroterapia, laseroterapia i magnetoterapia w jednym urządzeniu.

• 2 niezależne kanały, 285 gotowych programów i miejsce na 300 własnych,
• w zestawie instrukcja użytkowania, paszport techniczny i protokół z badań bezpieczeństwa – podstawa dokumentacji z art. 63,
• kolorowy ekran dotykowy 7".

Stół rehabilitacyjny SS-E02

Trzysekcyjny stół z elektryczną regulacją wysokości.

• wysokość 48–100 cm, obciążenie 160 kg (w wersji Plus – 200 kg),
• regulacja sekcji lędźwiowej (Pivot), zagłówek z otworem na twarz,
• produkcja polska, opcjonalnie konstrukcja z powłoką antybakteryjną.

Parawan medyczny PM-02

Zapewnia pacjentowi intymność przy przebieraniu i zabiegach.

• stalowa konstrukcja na kółkach, którą można dezynfekować,
• opcjonalnie ekran z materiału zmywalnego,
• wymiary 170 × 150 cm.

Jak skompletować wyposażenie, piszemy we wpisie Jak dobrać sprzęt do gabinetu fizjoterapii. O dofinansowaniu sprzętu z PFRON dla gabinetów – we wpisie Dofinansowanie z PFRON dla fizjoterapeutów.

Przygotujemy ofertę wyposażenia gabinetu i fakturę pro forma do wniosku o dofinansowanie. Tel. 12 311 07 36, dofinansowania@x-reh.pl

Pacjenci niepełnoletni – standardy ochrony małoletnich

Jeśli w gabinecie leczysz dzieci i młodzież, obowiązuje Cię ustawa o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich.

• Standardy ochrony małoletnich musi wprowadzić każda placówka medyczna, do której małoletni uczęszczają albo w której przebywają lub mogą przebywać, i każdy organizator działalności medycznej dla małoletnich (art. 22b). Standardy określają m.in. zasady bezpiecznych relacji personelu z dziećmi, procedurę interwencji przy podejrzeniu krzywdzenia, osoby odpowiedzialne za zgłoszenia i sposób udostępniania standardów rodzicom (art. 22c).
• Weryfikacja personelu. Zanim zatrudnisz kogoś albo dopuścisz go do pracy przy leczeniu małoletnich, musisz sprawdzić, czy jego dane nie figurują w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym (w części z dostępem ograniczonym) ani w rejestrze Państwowej Komisji do spraw przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich. Ta osoba przedkłada też informację z Krajowego Rejestru Karnego (art. 21 ust. 1–3). Cudzoziemcy i osoby, które w ostatnich 20 latach mieszkały za granicą, przedstawiają dodatkowo informacje z zagranicznych rejestrów karnych (art. 21 ust. 4–7).

Kto kontroluje gabinet

Jeśli myślisz o umowie z NFZ, przeczytaj Kontraktowanie z NFZ – na czym to polega.

Wątpliwości – nasze stanowisko

Obowiązki opisujemy wyżej tak, jak wynikają z przepisów. W trzech miejscach przepisy budzą jednak wątpliwości – oto, jak je oceniamy.

1. Brak programu do dokumentacji nie uzasadnia prowadzenia jej na papierze. Rozporządzenie o dokumentacji medycznej dopuszcza papier, gdy „warunki organizacyjno-techniczne uniemożliwiają” prowadzenie dokumentacji elektronicznej. Nie wyjaśnia jednak, o jakie warunki chodzi. Naszym zdaniem chodzi o przeszkody niezależne od gabinetu, np. awarię systemu albo brak internetu w czasie wizyty w domu pacjenta. Przepis mówi o warunkach, które dokumentację elektroniczną „uniemożliwiają”, a nie o takich, które ją utrudniają albo podnoszą koszty. Decyzja, żeby nie kupować programu, takim warunkiem nie jest – inaczej wyjątek stałby się regułą.

W praktyce: jeśli prowadzisz karty na papierze tylko dlatego, że nie masz programu, przejdź na postać elektroniczną. Gdy wyjątkowo musisz pisać na papierze, zapisz, co uniemożliwiło dokumentację elektroniczną, i nie prowadź tego samego dokumentu jednocześnie w obu postaciach.

2. Pakiet albo stała zniżka w cenniku to informacja, a nie reklama. Art. 14 ustawy o działalności leczniczej wymaga, by informacje o świadczeniach nie miały „cech reklamy”, ale nie mówi, czym te cechy są. Ta sama ustawa każe wpisać wysokość opłat do regulaminu i wywiesić ją w gabinecie oraz na stronie internetowej, a rachunek ma być zgodny z cennikiem. Trudno przyjąć, że jednocześnie zakazuje podawania cen. Uważamy więc, że cena pakietu 10 zabiegów albo stała zniżka dla określonej grupy, np. seniorów, wpisana do cennika, jest informacją. Cechy reklamy pojawiają się, gdy treść albo forma ma zachęcić do skorzystania z zabiegów: presja czasu, zabieg gratis, konkurs, obietnica efektu.

W praktyce: każdą zniżkę wpisz do cennika jako zwykłą pozycję z jasnym warunkiem i stosuj ją wobec wszystkich, którzy go spełniają. W mediach społecznościowych podawaj fakty: co, za ile i dla kogo.

3. Standardy ochrony małoletnich są potrzebne także wtedy, gdy dzieci przychodzą rzadko. Wielu fizjoterapeutów zakłada, że obowiązek dotyczy tylko gabinetów dziecięcych. Ustawa obejmuje jednak placówki medyczne, do których małoletni „uczęszczają albo w której przebywają lub mogą przebywać” (art. 22b pkt 1). Wystarczy więc sama możliwość, że do gabinetu trafi niepełnoletni pacjent. Naszym zdaniem obowiązek ma każdy gabinet, który nie wyklucza przyjmowania osób poniżej 18 lat. Ustawa nie wyznacza też minimalnej liczby małoletnich pacjentów. W jednoosobowej praktyce standardy mogą być krótkie, ale powinny obejmować elementy z art. 22c, m.in. procedurę interwencji i sposób udostępniania standardów rodzicom.

W praktyce: jeśli nie odmawiasz przyjęcia osób poniżej 18 lat, przygotuj standardy. Każdą osobę, którą dopuszczasz do pracy z małoletnimi pacjentami, sprawdź w rejestrach i poproś o informację z KRK – niezależnie od rodzaju umowy.

Pytania i odpowiedzi